Mjukvarurobotar gör gamla IT-lösningar lönsamma

Den som manövrerar mellan gamla och nya IT-lösningar på smartast sätt får ut mest av digitalisering. Pedabs specialister berättar att en viktig nyckel till framgång är att automatisera existerande lösningar.

En viktigt aspekt av digitalisering är att verkligen dra nytta av nya, moderna tekniklösningar. Ibland är det ett måste att byta ut utrustning och mjukvara. Men det är sällan, eller aldrig, lämpligt att byta allt på en gång. Det blir för dyrt och för krångligt.

Vad ska bytas ut och vad ska behållas?

  • Det finns några olika, uppenbara, strategier att förhålla sig till:
  • Byta ut det som måste bytas ut, för att att IT-lösningarna ska fungera.
  • Byta för att support för och vidareutveckling av utrustning och mjukvara upphör.
  • Byta för att en existerande IT-lösning fungerar dåligt.
  • Byta för att en ny affärsmodell kräver det.
  • Vänd på steken och tänk att nysatsningar görs där de ger mest värde, på ett enkelt sätt. De lösningar som inte faller in i den kategorin blir de som får vara kvar.

Den tredje vägen

Men det finns en tredje väg, ett mellanting mellan att behålla och byta ut: automatisera existerande lösningar med mjukvarurobotar. Det ger dels en chans att få ut värde av existerande lösningar, dels en chans att minska kostnaden för nyinvesteringar. Och det gör det möjligt att behålla de existerande processer och arbetssätt som man är nöjda med.

̶ Nu kommer det lösningar för att automatisera användningen av till exempel gamla billingsystem, berättar Pål Dragseth, teknikchef för robotics och AI på Pedab i Norge.

Handlar mjukvarurobotar om att skriva några skript eller är det frågan om stora, komplexa lösningar?

̶ Det kan vara väldigt enkelt, som att sända vidare mejl beroende på vissa regler. Eller väldigt komplext, som att automatisera stora affärsprocesser, förklarar Pål Dragseth.

Mjukvarurobotar kan rätt och slätt kallas för automatisering, om man vill. Den springande punkten är naturligtvis, som vanligt, att hitta de lågt hängande frukterna, projekt som snabbt ger värde. Om man inte är tvungen att akut byta ut lösningar som inte fungerar, förstås.

Ta hänsyn till psykologi

Det finns ytterligare en aspekt med automatisering, av psykologisk natur:

̶ I många fall vill inte de inblandade byta ut gamla system eller ändra användningen av dem, säger Kristoffer Kolstad, chef för affärsutveckling på Pedab i Norge.

Det här är inget konstigt, utan en del av den mänskliga naturen. Men det kan så klart försvåra affärsutveckling.

Vilka är de största utmaningarna vad gäller att modernisera existerande IT-lösningar, genom att automatisera dem?

̶ Det svåra med mjukvarurobotar är att omvandla mänskliga processer som är beroende av människors kapacitet till nya lösningar, säger Pål Dragseth.

Ett exempel är en receptionist på ett företag som kontrollerar inkommande mejl. Han, eller hon, har inte tillgång till alla applikationer som används när beslut ska fattas om hur mejl ska hanteras. En mjukvarurobot kan se på problemet med nya ögon, genom integration med olika applikationer. Beslutsunderlaget för att bedöma mejlen blir större, och förhoppningsvis bättre.

Faran är man fastnar i tänket kring de existerande processerna när de ska automatiseras.

̶ Det är ofta smart att börja från början med att designa om processer när de ska automatiseras, säger Kristoffer Kolstad.

Lösningen

Tankesättet kanske ska vara att det viktiga är att snabbare och med mindre resurser nå minst samma resultat som med en gammal process när den ska automatiseras. Men att det kan gå till på ett lite annat sätt än tidigare, fast fortfarande baserat på de underliggande, existerande systemen.

Den som löser den ekvationen får ut det bästa av både gamla och nya IT-lösningar.